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一、活動(dòng)沒(méi)有“彩排”，只有“現(xiàn)場(chǎng)直播”。
活動(dòng)開始之前，你及你的活動(dòng)小組可以花一周，一個(gè)月或者是三個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作。一旦活動(dòng)開始便無(wú)法停止或重演，活動(dòng)可能按你所想象的一樣如期順利進(jìn)行，也有可能因?yàn)槟阄纯紤]的因素而出現(xiàn)意外，導(dǎo)致活動(dòng)無(wú)法繼續(xù)、活動(dòng)結(jié)果不如人意或是徹底失敗。后者是所有人都不愿看到的結(jié)果，但卻因我們這樣那樣的疏忽、不周全的考慮、失誤及僥幸心理而時(shí)時(shí)在我們周圍發(fā)生著。
二、魔力來(lái)源于細(xì)節(jié)。
“細(xì)節(jié)決定成敗”完全可以成為一名活動(dòng)策劃者的座右銘。
1、動(dòng)手。把你想到的有關(guān)活動(dòng)的內(nèi)容信息都寫下來(lái)，包括已經(jīng)確定的、需要再討論的不確定因素等一切信息。隨著活動(dòng)準(zhǔn)備的進(jìn)行，隨時(shí)更新你的記錄，它將有助于你掌控整個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備的進(jìn)度，使之按你的想法有條不紊地進(jìn)行，那些不確定的因素、環(huán)節(jié)也將按計(jì)劃一步步得以落實(shí)、確定。
2、動(dòng)腦。在活動(dòng)準(zhǔn)備的各個(gè)階段，你需要像放幻燈片一樣反復(fù)地、一遍又一遍地想象活動(dòng)整個(gè)流程及各個(gè)環(huán)節(jié)，有哪些細(xì)節(jié)沒(méi)有考慮周全，哪些因素存在隱患，哪些地方可以做得更細(xì)更完善，考慮整個(gè)活動(dòng)所有能考慮的細(xì)枝末節(jié)，確保在活動(dòng)開始前排除所有可能威脅到活動(dòng)順利進(jìn)行的不安全隱患。
3、謹(jǐn)記墨菲法則。可能會(huì)出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)。
三、活動(dòng)策劃五步曲。
1、初步策劃及費(fèi)用預(yù)算
1)首先決定是否有必要舉辦該活動(dòng)，該活動(dòng)是否有價(jià)值。
2)決定活動(dòng)規(guī)模。活動(dòng)規(guī)模取決于：活動(dòng)目的和資金。
活動(dòng)目的：確定活動(dòng)希望達(dá)到的目的，因?yàn)榛顒?dòng)目的決定了你下一步如何制定活動(dòng)計(jì)劃。
活動(dòng)資金：考慮兩點(diǎn)。
A、是否有足夠的資金舉辦此活動(dòng) ；
B、能預(yù)備多少資金舉辦此活動(dòng)。
3)活動(dòng)初步策劃。
4)制作活動(dòng)成本表，列出費(fèi)用預(yù)算及支付計(jì)劃。
2、活動(dòng)時(shí)間
1)制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表(活動(dòng)準(zhǔn)備完成時(shí)間)
2)原則：確定活動(dòng)時(shí)間，向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事，活動(dòng)策劃，確保在方案實(shí)施前一天將所有事情完全定下來(lái)，留足時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。
3)確保每一個(gè)工作人員在活動(dòng)開始前處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
4)確保每一個(gè)重要截止時(shí)間成為你關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一部分。注意來(lái)賓人數(shù)變更時(shí)間和活動(dòng)在取消而不造成損失的最后日期。
5)工作表：
A、作用在于確認(rèn)什么人做什么事，可比作一本工作流程手冊(cè)，包含活動(dòng)的所有信息，以便降低出錯(cuò)可能，減少因疏漏導(dǎo)致的意外。
B、安排專門人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備該工作表，負(fù)責(zé)控制填入的信息。
C、工作單開頭是一份“通訊錄”，記錄活動(dòng)委員會(huì)成員的姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼甚至家庭電話。
D、將工作單提供給供應(yīng)商和主要工作人員，并及時(shí)更新。
6)活動(dòng)的時(shí)間安排：一年中的某一月，一星期中的某一天，一天中的某個(gè)時(shí)間。
A、考慮參會(huì)人員是否需要換裝參會(huì)，時(shí)間是否充裕;
B、考慮參會(huì)人員從何處趕來(lái)，該時(shí)段的交通情況如何，能否按時(shí)趕到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);
C、工作人員是否留有充足的時(shí)間在第一個(gè)客人到場(chǎng)前至少半小時(shí)趕到會(huì)場(chǎng)完成吃飯、停車、換裝等個(gè)人準(zhǔn)備;
D、會(huì)議開始前這個(gè)時(shí)段的停車位是否充足;
E、活動(dòng)會(huì)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間，是否對(duì)參會(huì)人員次日的工作、生活造成影響，以至參會(huì)人員無(wú)法全心投入活動(dòng)中。
