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通常舉辦活動的時候都會邀請一些在外地的客人到現場，這個時候主辦方就要做好接待這些客人的禮儀工作了，迎接禮儀是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工 作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的布署，應注意以下事項。
1、對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對 方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種 原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
2、主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不 能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥藖碛?，內心必定感到非常高興，若迎接來遲， 必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信 譽的印象。
3、接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美 麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向對方作自我介紹，如果有名 片，可送予對方。注意送名片的禮儀： 1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句 “請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話， 能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不 看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
4、迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
5、主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續并將客人領進 房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人， 并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
6、將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、 有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留， 讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。
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