活動邀請函的格式及注意事項(xiàng)

    活動策劃公司：活動邀請函是活動舉辦方邀請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動時(shí)所發(fā)的請約性書信，在企業(yè)交流以及日常的各種社交活動中，這類書信使用廣泛，在應(yīng)用寫作中邀請函是非常重要的，那么，活動邀請函的格式及注意事項(xiàng)有哪些？

活動邀請函的格式：
    在一般情況下，邀請有正式與非正式之分。非正式的邀請，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的，相對而言，它顯得要隨便一些。而正式的邀請，既講究禮儀，又要設(shè)法使被邀請者備忘，故此它多采用書面的形式。

一、禮儀活動邀請函的含義
    活動邀請函又稱活動邀請信、活動邀請書，是活動主辦方（單位、團(tuán)體或個(gè)人）邀請有關(guān)人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時(shí)發(fā)出的禮儀性書面函件。
    凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀(jì)念會、慶祝會、發(fā)布會、單位的開業(yè)儀式等等，只有采用活動邀請函邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。活動邀請函有自己的基本內(nèi)容、特點(diǎn)及寫法上的一些要求。

二、活動邀請函的基本內(nèi)容
    活動邀請函的基本內(nèi)容包括活動的背景、目的和名稱；主辦單位和組織機(jī)構(gòu)；活動的內(nèi)容和形式；參加對象；活動的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)；邀請內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況填寫。

三、活動邀請函的特點(diǎn)
    活動邀請函的特點(diǎn)體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：
    1、禮貌性強(qiáng)。邀請事務(wù)使用邀請函表示禮貌。禮貌性是活動邀請函的最顯著的特征和基本原則。這體現(xiàn)在內(nèi)容的完全的贊美肯定和固定的禮貌用語的使用上，強(qiáng)調(diào)雙方和諧友好的交往。
    2、感情誠摯。活動邀請函是為社交服務(wù)的專門文書，這使得它能夠單純地、充分地發(fā)散友好的感情信息，適宜于在特定的禮儀時(shí)機(jī)、場合，向禮儀對象表達(dá)專門誠摯的感情。
    3、語言簡潔明了。活動邀請函是現(xiàn)實(shí)生活中常用的一種日常應(yīng)用寫作文種，要注意語言的簡潔明了，看懂就行，文字不要太多太深奧。
    4、適用面廣。活動邀請函使用于國際交往以及日常的各種社交活動中，而且適用于單位、企業(yè)、個(gè)人，范圍非常廣泛。

四、活動邀請函的結(jié)構(gòu)與寫法
    在應(yīng)用寫作中活動邀請函是非常重要的，尤其是社會交際空前廣泛和重要的當(dāng)代社會，寫好它可以說至關(guān)重要。對活動邀請函的寫法要注意格式和形式兩個(gè)方面。首先是結(jié)構(gòu)上寫法類似公函。一般格式如下：

邀請函

尊敬的________________    

您好!
    ___________單位將于____年____月____日在_________地，舉辦_____________活動，特邀您參加，謝謝。

    活動邀請函的結(jié)構(gòu)通常由標(biāo)題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。
    標(biāo)題：一般只寫文種“邀請函”即可，字號比通常標(biāo)題要略大一些。有時(shí)也可以加“事由” ，如“關(guān)于參加研討會的邀請函”。有時(shí)還可包括個(gè)性化的活動主題標(biāo)語，如“溝通無限中部六省城市信息化高級論壇邀請函”。
    稱謂：是對邀請對象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個(gè)人姓名，后加冒號。要寫明對方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜。也可以用“ 同志”、“經(jīng)理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。
    正文：是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡單問候，位臵在稱謂下一行，空兩格。接著寫明舉辦活動的緣由、目的、事項(xiàng)及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，邀請對象以及邀請對象所做的工作等，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請函一并送給邀請對象。有較為詳細(xì)出席說明的，通常要另紙說明，避免邀請函寫得過長。
    敬語：末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時(shí)出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。
    落款：署上邀請單位名稱或發(fā)函者個(gè)人名稱，署上發(fā)函日期。邀請單位還應(yīng)加蓋公章，以示莊重。

    其次是形式上的要求。邀請函的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了 事，而應(yīng)用紅紙或特制的請柬填寫。

五、寫活動邀請函要注意的事項(xiàng)：
    1、“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席×x活動的函”。
    2、被邀請者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號或別名。在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號或逗號。網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
    3、嚴(yán)格遵守寫作格式，稱謂、邀請事由、具體內(nèi)容、活動時(shí)間、活動地點(diǎn)、相關(guān)事宜、聯(lián)系方式、落款等是必不可少的部分，不能丟漏信息。
    4、邀請事項(xiàng)務(wù)必周詳，使邀請對象可以有準(zhǔn)備而來，也會使活動舉辦的個(gè)人或單位減少 一些意想不到的麻煩。
    5、邀請函須提前發(fā)送，使受邀方有足夠的時(shí)問對各種事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。 總之，活動邀請函屬于社會生活使用文書，具有社會公關(guān)及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重，也有 憑證作用，要寫得簡明得體，準(zhǔn)確文雅。

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