周年慶活動策劃-從規(guī)劃到活動落地執(zhí)行幾個重要環(huán)節(jié)

    周年慶即為企業(yè)成立周歲慶典，都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年、二十周年、三十周年以及其的倍數(shù)的時候進(jìn)行。周年慶典不只是一個簡單的程序化慶典活動，而是一個企業(yè)團(tuán)體已經(jīng)步上正軌、茁壯成長的表現(xiàn)。

    怎么樣舉辦一場企業(yè)的周年慶呢？從周年慶整體氛圍、活動效果、布局排場、出席領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓、致辭發(fā)言、現(xiàn)場節(jié)目等環(huán)節(jié)，都要力求做到最好的規(guī)劃，最好的安排。 那么一場成功的周年慶活動，到底如何策劃呢？

    廣州專業(yè)的周年慶策劃公司會從活動的場地規(guī)劃、周年慶的流程上進(jìn)行創(chuàng)意的建議安排，讓周年慶活動可以很好的展示給領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、公司員工。

第一，從活動概述上理解

    1、背景介紹+發(fā)展目標(biāo)

    周年慶典不止是為了給公司企業(yè)慶生，更是為了總結(jié)企業(yè)發(fā)展歷程、展望企業(yè)未來，所以要在總結(jié)的基礎(chǔ)上做好過去和現(xiàn)狀的梳理，并提出新的發(fā)展目標(biāo)，包括業(yè)務(wù)、人才、管理、合作等多個維度。

    2、時間的安排

    周年慶時間也不需要嚴(yán)格按照實(shí)際的創(chuàng)辦日期來定，前后一段時間都可以，但是要記得避開節(jié)假日和行業(yè)重要節(jié)點(diǎn)，方便嘉賓邀約和產(chǎn)生更廣闊的影響。

    3、場地的選定

    一場周年慶的活動場地是需要謹(jǐn)慎挑選的。一般來說，公司周年慶場所無非是自家公司場地或者酒店，IT行業(yè)，創(chuàng)新行業(yè)可能會選擇一些創(chuàng)意園作為活動的場地，這取決于活動量級和活動的需求，如果自己場地足夠，符合活動要求那么就可以在公司內(nèi)部的場地舉辦，搭建相應(yīng)的場地即可。但如果場地不合適，或者想要更好的效果，那么就可以選擇外面的酒店或者租賃其他場地。

    在場地選擇上，要考慮以下幾個因素：1、交通便利性；2、配套設(shè)施，可以安排主會場、外圍展示區(qū)、展示區(qū)、合影區(qū)、簽到區(qū)等等的規(guī)劃；3、場地是否具備足夠的停車空間；4、活動場地容納人數(shù)（考慮課桌式的擺放，還是晚宴圓桌式的擺放）。

    場地最好選擇交通位置較好的酒店，方便五湖四海到來的嘉賓，試想一下，周年慶都開始遠(yuǎn)道而來的嘉賓還堵在酒店不遠(yuǎn)處的要道上，或者光是找到酒店所在就繞了好幾條路，那么嘉賓對于周年慶的印象就大打折扣了。

    周年慶舉辦前要大致估算下嘉賓和主辦方人員，要確保酒店要要足夠的活動空間剛好容納總體人數(shù)，選擇太大的空間會顯得人數(shù)冷清，選擇太小的空間則顯得擁擠。另外選擇好場地后，安排專業(yè)的策劃公司進(jìn)行場地規(guī)劃：比如舞臺搭建，大屏幕、音響設(shè)備、燈光等，如果是酒店原有的設(shè)備，就要溝通清楚是否滿足活動需求，一般酒店的設(shè)備沒有專業(yè)的人員操控，或者設(shè)備很多損壞的，只能試用平時簡單會議講話，但是一場隆重周年慶都是要專業(yè)設(shè)備和專業(yè)的團(tuán)隊去運(yùn)營執(zhí)行的。

    由于周年慶外來嘉賓眾多，停車位很可能面臨不夠用的情況，那么要么選擇停車場所夠大的酒店，要么與物業(yè)方協(xié)商，在活動當(dāng)天騰出足夠的停車場所，方便嘉賓的到來。

    4、嘉賓

    嘉賓的邀約一定要提前確定，先確定嘉賓名單和候選名單，再逐個聯(lián)系，一定要溝通好時間、地點(diǎn)，對于要上臺致辭的嘉賓也要提前說明。為了傳達(dá)更好的企業(yè)形象，可以邀請政府領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)大咖、業(yè)界名人、KOL甚至邀請明星、網(wǎng)紅站臺。各個嘉賓一定要妥善溝通，并安排好機(jī)票食宿等問題。另外，有些公司舉辦周年慶時，會安排兩場慶典活動，一場對內(nèi)，參與人員為員工、渠道商、經(jīng)銷商、合作伙伴等，一場對外，參與對象是媒體和公眾。對于這種情況，也要對邀請的嘉賓做好區(qū)分和聯(lián)絡(luò)。

二、活動策劃

    一場完整的周年慶可以包含發(fā)布會、簽到入場、精彩回顧、未來展望、頒獎盛典、文藝匯演、慶功晚宴等流程，不同流程之間要做好銜接，控制好時長，有序開展。

    周年慶發(fā)布會可以安排在慶典活動之前，邀請相關(guān)媒體參加，由董事長、總經(jīng)理等企業(yè)高層接受媒體采訪，回答媒體提問，并發(fā)布通稿為活動預(yù)熱造勢。

    簽到入場就是周年慶真正開始了，要安排好接待人員做好引導(dǎo)和服務(wù)，比如走紅毯、在背景墻簽名等，企業(yè)高層要做好對重要嘉賓的接待和歡迎，攝影師要負(fù)責(zé)拍照留念，利于素材存檔和企業(yè)宣發(fā)。

    嘉賓步入會場后，先播放企業(yè)宣傳片，隨后活動準(zhǔn)時開始，由主持人上臺開場，并隆重介紹到場嘉賓，并邀請主要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓上臺致辭，并播放相關(guān)PPT等文件，展示公司過去所取得的輝煌成就，暢想接下來的宏偉目標(biāo)。

    在不同的環(huán)節(jié)中可以適當(dāng)穿插暖場節(jié)目，歌舞、魔術(shù)、沙畫、抽獎、相聲等，或者融入了企業(yè)產(chǎn)品的節(jié)目也可以，節(jié)目表演可以由外包的專業(yè)團(tuán)隊來承包，也可以由公司的內(nèi)部員工自編自導(dǎo)后上臺匯演。

    接下來就可以進(jìn)行周年慶頒獎盛典，宣布優(yōu)秀員工、十佳員工、先進(jìn)事業(yè)部、特殊貢獻(xiàn)獎等獎項的歸屬，然后邀請員工代表發(fā)表獲獎感言，與全場嘉賓分享下自身如何見證公司的成長。

     最后，便是晚宴環(huán)節(jié)，在迎賓人員的引領(lǐng)下大家入場，隨后由董事長等高層致敬酒辭，并宣布晚宴開始，觥籌交錯間還可以穿插游戲、抽獎等環(huán)節(jié)，讓現(xiàn)場氣氛推向高潮。

    在整場的周年慶活動中，為了打造可以更好的效果，應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)。

    1、周年慶要有一個明確的主題，并圍繞主題撰寫一句主題SLOGAN，活動要緊扣主題來開展，并以此作為活動的重點(diǎn)來宣傳。

    2、主持人方面，可以聘請當(dāng)?shù)氐闹鞒秩耍部梢云刚埐ヒ糁鞒窒档膶?shí)習(xí)生來主持，專業(yè)的主持人有著更好的控場能力，能夠更好的把握各個流程，并調(diào)節(jié)現(xiàn)場氣氛。

    3、嘉賓邀約時，可以以H5邀請函的形式發(fā)放，可以包含活動主題、現(xiàn)場流程、出席嘉賓、酒店路線甚至停車信息，并以酷炫音樂和燃情音樂烘托，顯得高大上。

    4、如果預(yù)算夠，又追求極致效果，那么3D全息投影投影舞臺是一個很好的選擇。

    5、現(xiàn)場的一些布置細(xì)節(jié)其實(shí)也能加分很多，比如講塑料瓶裝水改成玻璃水瓶的，老套俗氣的鮮花改成小型的簡單花卉，傳統(tǒng)的宣傳資料換成環(huán)保材料包裝，并找審美好點(diǎn)的公司設(shè)計排版等。

    6、現(xiàn)場的禮儀人員要著裝統(tǒng)一，而且盡量避免那種千篇一律、一股廉價感的旗袍，追求那種有檔次然后能讓人一眼看出是工作人員的服裝，然后要有專業(yè)的素養(yǎng)，話術(shù)統(tǒng)一，要能幫助嘉賓解決問題。別等媒體人員過來問廁所、出口在哪都不知道，那么整體印象都不會好到哪里去。

    7、活動流程的時間控制一定要設(shè)置好。周年慶不是行業(yè)交流會，你給到各個領(lǐng)導(dǎo)的致辭稿不要寫太長，不然領(lǐng)導(dǎo)念得難受，嘉賓也聽的沒有耐心，控制在3-15分鐘之內(nèi)，同時要估算各個流程的大致時間，控制好整體時長，盡量不要超過3個小時（不包括晚宴）。

三、活動管理

    活動管理包含物料制作及采購、流程細(xì)化及確認(rèn)、后期總結(jié)等。

    物料方面有慶典舞臺背景板、周年慶的宣傳片、簽到處布景板、拱形門、歷程墻、戶外就有空飄氣球、彩旗、指示牌、橫幅、海報、周年慶手提袋、慶典文化衫、宣傳畫冊、邀請函、嘉賓禮品、抽獎禮品、會場鮮花、桌椅、易拉寶、展架、通稿、媒體打包材料等。

    現(xiàn)場細(xì)化及確認(rèn)是指要反復(fù)思考各個環(huán)節(jié)的流程是否有疏漏，以及如何分配人員到具體的事務(wù)。比如簽到、來賓、演員、禮儀、主持人、燈光師、攝影攝像、會場、晚宴等各個部分都要確認(rèn)流程，并有專人對接，保證現(xiàn)場實(shí)施沒有差錯。比如演員禮儀管理這塊，就要找到專人負(fù)責(zé)演出工作、提前彩排、發(fā)放演出流程、樂隊人員管理、禮儀人員培訓(xùn)、統(tǒng)一著裝等。

    在后期總結(jié)上，要做好文字、圖片、音頻、視頻等素材的整理和存檔，并做好活動物料的消耗和清點(diǎn)，并對整個活動進(jìn)行書面的總結(jié)報告，分析亮點(diǎn)與不足，最終制作多媒體回顧光盤。

    總之一場周年慶活動是一個精細(xì)化管理的過程，不是簡單普通的自己公司內(nèi)部年會，所以一定是需要專業(yè)的周年慶策劃公司從前期到活動當(dāng)天的專業(yè)執(zhí)行。

四、應(yīng)急預(yù)案

    在專業(yè)的慶典策劃公司中，會反復(fù)提到“確認(rèn)執(zhí)行細(xì)節(jié)”，這是因為發(fā)布會本身及其復(fù)雜，包含著很多個細(xì)節(jié)，而某個細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能導(dǎo)致慶典產(chǎn)生缺憾。所以需要在活動前和活動中不斷發(fā)現(xiàn)問題、預(yù)防問題、檢查問題，避免出現(xiàn)紕漏。

    在慶典前，要進(jìn)行場地考察，安排專人與場地方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，細(xì)致了解會場情況，包括場地大小、應(yīng)急電源、活動設(shè)備、防火通道等，同時要關(guān)注當(dāng)天的天氣情況，要針對特殊情況準(zhǔn)備備選方案，并建立應(yīng)急小組。

    在慶典中和慶典后，要有物品保管和人身提示，同時做好重要物料的查驗，比如現(xiàn)場設(shè)備（包括筆記本電腦）要在前后多次進(jìn)行檢查，確保良好運(yùn)轉(zhuǎn)，特別是活動文件，要準(zhǔn)備好兩臺筆記本備份，以防意外發(fā)生可以及時應(yīng)對。

    還有用電問題，要保證用電的正常使用，自己親自做好功率測試，不然現(xiàn)場弄到一半跳閘就很尷尬了，還有現(xiàn)場有沒有應(yīng)急電源，比如所在地區(qū)突發(fā)停電能不能保證繼續(xù)供電。又比如PPT翻頁筆至少準(zhǔn)備兩支，打印機(jī)要搬到現(xiàn)場等。

五、團(tuán)隊架構(gòu)

    整個周年慶的籌備要建立相應(yīng)的團(tuán)隊，挑選組長和各個部分成員，比如會務(wù)組、接待組、演出組、宣傳組、禮儀組、后勤組、安保組、財務(wù)組等，同時各個成員要做好相應(yīng)的溝通和培訓(xùn)，要明確各組乃至個人的指責(zé)分配，保證團(tuán)隊的執(zhí)行和協(xié)作，這樣才能為周年慶的完美展開提供基礎(chǔ)。

    一場完美的公司周年慶活動并非易事，往往是整個公司無間協(xié)作下來的成果，除了好的方案外，精準(zhǔn)的執(zhí)行更是必不可少。只有這樣，才能保證優(yōu)秀方案的成功落地，才能打造卓越的傳播效果，才能讓企業(yè)的良好形象深入人心。